Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu w terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania zestawień określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.